La inmensa cantidad de datos que poseen las empresas es más accesible para los ciudadanos tras la importante sentencia del Tribunal de Justicia de la UE (TJUE) que refuerza el derecho a obtener una copia de sus datos personales.
La justicia europea -ante la cuestión prejudicial planteada por un tribunal de Austria- considera que las empresas están obligadas a entregar al ciudadano que ejerce el derecho de acceso a su información una “reproducción auténtica e inteligible de todos sus datos”.
Tras esta reciente decisión (acceda aquí a la sentencia del TJUE), todo ciudadano tiene derecho a obtener una copia con los documentos enteros o los extractos de bases de datos que contengan su información personal. El acceso a esta información permite al interesado ejercer efectivamente los derechos que le confiere el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) como son, entre otros, los de oposición, cancelación, rectificación…
¿El responsable del tratamiento de ficheros debe transmitir los datos personales en forma de cuadro sintético o entregar documentos enteros y extractos de bases de datos donde se reproduce la información del usuario? Ante este conflicto, el TJUE se muestra favorable a la entrega de documentos o extractos completos y establece el contenido y el alcance del derecho de acceso a la información del ciudadano.
La justicia europea ha dictaminado que los ciudadanos tienen derecho a obtener del responsable del tratamiento de ficheros una “copia” de sus datos personales. Esto implica que se entregue al interesado una reproducción auténtica e inteligible de todas sus reseñas.
Los jueces consideran que el acceso a la “copia” otorga al interesado el derecho a obtener una reproducción auténtica de todos sus datos personales objeto de tratamiento, “entendido en un sentido amplio”.
Este derecho de acceso incluye obtener una reproducción de extractos de documentos, incluso documentos enteros, o extractos de bases de datos que contengan información del interesado. Ya no vale la práctica de muchas empresas de remitir una lista resumida de los datos personales del ciudadano.
Obligaciones de las empresas
Con esta sentencia las empresas y responsables de tratamiento de datos están obligados a realizar nuevas gestiones sobre la información de los ciudadanos. Así deben facilitar al interesado toda la información solicitada de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso. Además se proporcionará con un lenguaje claro y sencillo.
El envío de la copia debe realizarse por escrito o por otros medios, inclusive, si procede, por medios electrónicos, a menos que el interesado solicite que se facilite verbalmente. La información entregada debe reproducir de forma íntegra y auténtica los datos personales que se tengan del ciudadano.
En caso de conflicto entre el derecho de acceso pleno y completo a los datos personales y los derechos o libertades de terceros, el Tribunal de Justicia considera que procede efectuar una ponderación entre las libertades en conflicto.
Siempre que sea posible, la empresa debe optar por formas de comunicación de datos personales que no vulneren los derechos o libertades de otros, pero teniendo en cuenta que esas ponderaciones no deben tener como resultado la negativa a prestar toda la información al interesado.
Otros derechos del ciudadano
La normativa de protección de datos permite que el ciudadano pueda ejercer ante el responsable del tratamiento de ficheros los derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión y derecho al olvido.
El ejercicio de todos estos derechos es gratuito y las solicitudes deben responderse en el plazo de un mes, aunque teniendo en cuenta la complejidad y número de solicitudes, se puede prorrogar el plazo otros dos meses más, aseguran desde la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Sólo si las solicitudes son manifiestamente infundadas o excesivas (como puede ser su carácter repetitivo) el responsable del fichero podrá cobrar un canon proporcional a los costes administrativos soportados o negarse a actuar.
Estos derechos se pueden ejercer directamente o por medio de un representante legal (como un abogado) o voluntario.
El derecho de acceso a los datos personales –ahora reforzado por la justicia europea- es el que abre la puerta al ejercicio del resto de facultades, (aquí puede descargarse modelo para solicitar datos personales de la AEPD).
El ejercicio del derecho de rectificación faculta al ciudadano a obtener la corrección de sus datos personales que sean inexactos o a completar los que falten sin dilación indebida del responsable del tratamiento.
El derecho de oposición supone que se puede oponer ante el responsable que realice un tratamiento de los datos personales en dos supuestos.
Si el objeto de tratamiento está basado en una misión de interés público o en el interés legítimo (incluido la elaboración de perfiles) el responsable dejará de tratar los datos salvo que acredite motivos imperiosos que prevalezcan sobre los derechos del interesado o para la formulación del ejercicio o la defensa de reclamaciones.
Si el tratamiento tiene como finalidad la mercadotecnia directa (incluida también la elaboración de perfiles)los datos personales dejarán de ser tratados para dichos fines.
El derecho de supresión se puede ejercitar, entre otros, cuando los datos personales ya no son necesarios para los fines que fueron recogidos, se retira el consentimiento prestado para su tratamiento o los datos personales han sido tratados ilícitamente.
El RGPD al regular esta facultad la conecta con el derecho al olvido, obligando a suprimir todo enlace o copias o réplicas de los datos suprimidos. No es un derecho ilimitado y se rechaza la supresión cuando el tratamiento sea necesario para el ejercicio de la libertad de expresión e información, para el cumplimiento de una obligación legal…
Derechos nuevos
La jurisprudencia de los tribunales españoles y europeos han ido perfilando y añadiendo nuevos derechos a los tratamientos de datos.
El derecho a la limitación del tratamiento consiste en obtener la suspensión de los datos personales cuando se impugne su exactitud durante el plazo que el responsable pueda verificarloso cuando el ciudadano se haya opuesto al tratamiento de sus datos personales que el responsable realiza en base al interés legítimo o misión de interés público, mientras aquel verifica si estos motivos prevalecen sobre los del ciudadano.
El derecho a la portabilidad refuerza el control de la información personal, de forma que cuando el tratamiento se efectúe por medios automatizados, el ciudadano reciba sus datos personales en un formato estructurado, de uso común, de lectura mecánica e interoperable, y pueda transmitirlos a otro responsable del tratamiento, siempre que el tratamiento se legitime en base al consentimiento o a la ejecución de un contrato. No se puede aplicar cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una misión de interés público.
El derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas garantiza que el usuario no sea objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento de sus datos, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos sobre él o le afecte significativamente.
La elaboración de perfiles analiza o predice aspectos relacionados con el rendimiento en el trabajo, situación económica, salud, las preferencias o intereses personales, fiabilidad o el comportamiento. Este derecho no será aplicable cuando sea necesario para la celebración de un contrato o cuando el tratamiento de datos se fundamente en el consentimiento prestado previamente. Sin embargo, el responsable del fichero debe garantizar el derecho del ciudadano a obtener la intervención humana, expresar su punto de vista e impugnar la decisión.
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